Július 1-jétől a vállalkozások számára kötelezővé válik, hogy hivatalos formában éveken át megőrizzék a rezsiköltségekkel kapcsolatos dokumentumaikat.

Nem is olyan egyszerű évekre megőrizni egy e-számlát. Érdemes ezért ehhez külső segítséget igénybe venni a Számlázz.hu szerint, hogy a rezsiszámlák biztosan meglegyenek évekkel később is.

2025. július 1-jétől új korszak veszi kezdetét több ezer vállalkozás számára, mivel ezen a napon a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlák kibocsátására térnek át. A Számlázz.hu keddi tájékoztatása szerint ez a változás jelentős kihívásokat hordoz magában, hiszen a számlák megfelelő archiválása elengedhetetlenné válik. A vállalkozásoknak fel kell készülniük az új rendszerre, ami nemcsak a nyilvántartás, hanem a pénzügyi áttekinthetőség szempontjából is kulcsfontosságú.

Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője úgy véli, hogy a jogszabályi változások irányvonala kedvező, ugyanakkor a gyakorlati megvalósítás komoly kihívások elé állítja mind a küldő, mind a befogadó felet. A friss közlemény alapján július 1-jétől a vállalkozásoknak felelősséget kell vállalniuk a dokumentumok hivatalos befogadásáért és hosszú távú megőrzéséért, vagyis archiválásáért. Érdemes hangsúlyozni, hogy ez a kötelezettség nem vonatkozik a lakossági ügyfelekre. Az egyéni vállalkozók számára viszont a szabályozás akkor lép életbe, ha szolgáltatókkal kötöttek szerződéseket vállalkozói keretek között.

A közlemény hangsúlyozza, hogy a számlák papíralapú kinyomtatása és elhelyezése nem elegendő megoldás, mivel azok megőrzését elektronikus formában kell biztosítani. Az e-mail fiók vagy az egyszerű fájlmentés nem feltétlenül ideális a számlák tárolására, és a felhőszolgáltatások sem jelentenek biztos védelmet a törlés vagy adatvesztés ellen. Érdemes tehát alaposan megfontolni, hogyan őrizzük meg ezeket az adatokat biztonságosan.

Mivel az e-számlák megőrzése évekig elengedhetetlen olvasható formában, fontos, hogy azok eredete és tartalma is hiteles és sértetlen maradjon. Ennek érdekében olyan helyszínen szükséges tárolni őket, ahol maximális biztonságban vannak. Ez lehet egy megbízható, kifejezetten erre a célra létrehozott felhőalapú archiváló szolgáltatás, de egy jól megtervezett, saját informatikai rendszer is megfelelő alternatíva. Az utóbbi megoldás azonban többnyire csak a nagyobb vállalatok számára valósítható meg.

"Talán sok kisvállalkozás számára ijesztőnek tűnnek a közelgő változások, de nem érdemes aggódni. A szándék egyértelműen pozitív, azonban a gyakorlati megvalósítás során számos kihívással kell szembenézniük, legyen szó akár a számlát kibocsátó, akár a befogadó fél részéről. Mi több mint egymillió vállalkozással működünk együtt, és olyan innovatív rendszerrel rendelkezünk, amely lehetővé teszi a kimenő és bejövő számlák hivatalos archiválását. Ha NAV-ellenőrzésre kerülne sor, a Számlázz.hu által generált formátumot az adóhatóság hitelesnek fogadja el. Ezzel a megoldással szeretnénk megkönnyíteni és felgyorsítani a magyar vállalkozások adminisztrációs folyamatait" - nyilatkozta Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője.